複合機を選ぶとき、どうしても本体価格や機能性能で比較しがち。
しかし、複合機は導入して終わりではなく、何年間も使い続けるもの。
本体価格が安くとも、トナー代などが高いと結局は費用がかさみます。
つまり、複合機を選ぶなら”ランニングコスト”を比較するべきということ。
ランニングコストを比較することで、長期的に安定した運用ができます。
それにちょっと意識するだけで、ランニングコストなら削減できることも。
今回は複合機で比較すべき、ランニングコストについてご紹介しましょう。
▶︎目次
1．複合機で比較すべきランニングコスト
複合機で比較すべきランニングコストとしては”印刷コスト・管理コスト・修理コスト”の3つ。
では、各ランニングコストがどのようなものか、比較するポイントと合わせてご説明しましょう。
印刷コスト
複合機のランニングコストとしては、まず”印刷コスト”が挙げられます。
印刷コストとはトナー（インク）や用紙にかかるコストのこと。
メーカーによっては1枚あたり何円とおよその印刷コストを表記しています。
例えば、1枚あたり20円の印刷コストがかかるとしましょう。
1日100枚印刷すると、1カ月あたり2,000枚なので単純に4万円に。
「そんなにするの？」と言われそうですが、オフィス規模だと珍しくありません。
反対に、印刷コストを下げられれば、ランニングコストも削減しやすい訳です。
※1カ月に20日間の出勤日があると仮定しています。
管理コスト
”管理コスト”というのも、複合機のランニングコストとしてはポイントです。
管理コストとは複合機を設定したり、点検したりする人件費のこと。
複合機は精密機器なだけに、定期的に点検する人員は欠かせません。
もし、複合機の管理のために人員を配置すれば月々の給与が発生します。
もちろん、一般的なオフィスで管理のためだけというのはまずないでしょう。
それでも複合機など設備類全般を管理する担当者というのはいるはず。
人員を1人削減できれば、ランニングコストの大幅な削減が見込めるでしょう。
修理コスト
複合機のランニングコストとしては、”修理コスト”というのもあります。
修理コストというのは、複合機が故障したときの部材費や作業費などです。
複合機は精密機器なので、長く運用するほどに故障するリスクが。
メーカー保証は1年程度なので、それ以降は修理費がかかります。
メーカーに依頼するのも手ですが、業者だとより迅速に対応してくれ便利です。
ただし、その都度依頼していると、1回あたり数万円かかることもあります。
管理コストと同様に、いかに抑えられるか比較しておきたいところなのです。
2．ランニングコスト削減のポイント
”印刷コスト・管理コスト・修理コスト”を比較することでランニングコスト削減に。
では、ランニングコスト削減の具体的なポイントについて詳しく見ていきましょう。
保守契約でランニングコスト削減に
印刷コストと管理コスト、修理コストをひとまとめに削減する方法があります。
それは業者が提供している、”保守契約”を結ぶという選択肢です。
保守契約とは複合機の管理を業者側に委託してしまう契約のこと。
業者によって内容は異なりますが、大きく分けて4つの種類が。
- カウンター保守契約
- キット保守契約
- 年間保守契約
- スポット保守契約
上記の中でもおすすめする保守契約が”カウンター保守契約”です。
カウンター保守契約とは”印刷枚数に対して保守料金が加算”されるもの。
トナー代や点検、修理費などがすべて含まれた人気の保守契約です。
例えば、よくあるのがカラー20円/枚、モノクロ15円/枚のような内容。
使った分だけなので比較しやすく、ランニングコストの削減にもなります。
相見積もりで3社は比較！
ただし、保守契約は業者によっては逆に高くなる可能性もあります。
というのも、カラー20円/枚もあれば、25円/枚のところもあるため。
業者によっては15円/枚と、よりお得に契約できるところもあるためです。
では、どうすればいいかと言うと、”相見積もり”を取るのがおすすめです。
複数社から見積もりを取ることで、保守料金を比較しやすくなります。
ついでにサービスも比較しておけば、より相性のよい業者を選べるでしょう。
比較するなら3社以上から、できれば4,5社を比較すればより正確です。
交渉すればよりお得になるかも
相見積もりで比較することで、少なくとも安いところを選ぶことはできます。
しかし、より保守料金を抑えたいのなら、”交渉する”というのも可能です。
同じ業者でも契約者Aは20円/枚、契約者Bは15円/枚ということも。
その差は単純に”交渉したのか”それとも”言い値で契約したのか”の違いだけ。
ちなみに、交渉次第ではカラーで10円/枚という格安も十分にできます。
交渉すること自体、比較すること自体は誰でも無料で挑戦できるもの。
「もう少し安くならないですか」と、この一言だけでも安くできる場合はあります。
3．まとめ
今回は、複合機で意識すべきランニングコストの比較ポイントをまとめてみました。
ランニングコストで比較すべきポイントは主に3つ。
- 印刷コスト
- 管理コスト
- 修理コスト
これらランニングコストをひとまとめに抑えられるのが”保守契約”です。
特に、”カウンター保守契約”だとトナー代や点検、修理費などが含まれます。
保守料金も印刷枚数に対して、1枚あたり何円とシンプルです。
その上、契約する業者を比較することで、さらに抑えられることもあります。
ぜひ、紹介した内容を参考に、複合機のランニングコストを上手に削減してください。
